En el vertiginoso mundo del comercio electrónico, donde la atención suele centrarse en estrategias de SEO, adquisición de tráfico y fidelización de clientes, a veces pasamos por alto un componente crítico: la implementación de un ERP (Enterprise Resource Planning, o software de gestión inteligente). Sin embargo, este elemento, a menudo subestimado, es esencial para la eficiencia y el crecimiento sostenible de las empresas de eCommerce.

En nuestro podcast número 277, conversamos con Carlos Liébana, fundador y director de Factor Libre, una agencia especializada en la implementación de ERP. Liébana arroja luz sobre el mundo de los sistemas ERP y nos cuenta su experiencia con el ERP Odoo, enfocado en su versión de código abierto.

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Entrevista Carlos Liébena (Factor Libre)

05:48 ¿El meterte en esta parte de Odoo u OpenRP, cómo fue?

Pues, en la primera empresa, al final, mi amigo tenía una serie de necesidades en una serie de empresas del grupo. Había un proyecto de una subvención europea para hacer un software muy específico, habían empezado a hacer el proyecto con una serie de tecnologías, pero estaba sobre la mesa el hacer un RP desde cero, que era inviable. Entonces, buscamos qué alternativas había de ERP. En ese momento -estoy hablando del año 2008-, estaba empezando OpenRP, estaba OpenBravo también, como puntales de lanza en el mundo de RP, de código abierto, sobre el cual podíamos construir esta solución y llegué un poco por casualidad, no fue nada buscado. Al final, estas cosas en la vida pues ocurren un poco sin buscarlo y ya te digo que aquí estoy 15 años después en una trayectoria muy continuista de lo que hice desde 2008.

7:30 ¿Tenías claro seguir con este tema, no?

Sí. Al final, nuestro trabajo, que es duro y sabemos que estamos en el lado más complicado de lo que son las aplicaciones tecnológicas de una empresa, tiene mucho retorno personal. Ayudas a las empresas a trabajar mejor, a optimizar sus procesos, no solo a nivel teórico sino que lo trasladas a un software y lo ves de manera real, ves que tu trabajo tiene impacto. Cuando vas a comprar a la tienda de un cliente en la que hemos implementado una nueva solución de gestión por RFID y ves cómo cobran sin hacer un escaneo del código de barras, ves que tiene impacto. Ese afán de ayudar al cliente nos ha mantenido en este tiempo y seguimos en ello.

8:40 Interesante, ver esa pasión por el maravilloso mundo del RP.

Es un tema duro, ¿verdad? Porque tradicionalmente el mundo RP se asocia a las apps, una visión de turno que todo el mundo conoce. Pero Odoo es un RP de los llamados «de la era de internet» o «modernos», y el paradigma es completamente diferente. Es más una aplicación, va más orientado a aplicaciones modernas de internet que al tradicional concepto de RP.

6:04 Por tener la foto completa del proyecto, de Factor Libre, ya con 12 años de trayectoria, ¿Cuántos sois ahora? ¿Qué tamaño tenéis? ¿Dónde estáis?

Nosotros somos 56 personas, hemos crecido mucho en los últimos años pero en el último año, sobre todo, ha habido un crecimiento muy fuerte. Estamos facturando en torno a los 2 millones y medio de euros, creciendo un 20% aproximadamente todos los años.

Somos una empresa atípica un poco al hilo de lo que hablábamos de los inicios. Soy el único socio, no tengo deudas, no hay deudas en la sociedad. Hemos hecho un crecimiento orgánico muy paso a paso porque ya son muchos años, pero al final sigo teniendo el control completo de mi negocio, de mi empresa. Las expectativas son muy buenas, hemos ido haciendo proyectos cada vez más interesantes y las expectativas y todo lo que estamos haciendo de cara al futuro tiene muy buena pinta.

11:26 ¿Qué es un ERP y por qué es tan importante?

Es un software de gestión que se denomina, o de los que se llaman integral o integrado. Básicamente, es una herramienta informática con la que trabaja toda la empresa. Nace hace muchos años -en los 80 aproximadamente-, e intenta salirse del modelo tradicional de gestión, de aplicaciones de gestión más departamentales. En vez de tener en su época el ContaPlus de turno, una aplicación para la gestión del almacén, una aplicación de ventas, etcétera. Un ERP lo aglutina todo, y todo el mundo en la empresa trabaja sobre la misma herramienta.

A partir de aquí, los ERP modernos obviamente no pueden estar aislados porque hay muchos otros elementos dentro de una empresa que tienen su importancia y su operativa, como las tiendas online, los marketplaces, las herramientas de marketing. Un ERP trabaja como el director de orquesta de diferentes herramientas informáticas. Y luego, el tema de un poco esa mala fama que tenemos, yo siempre pongo el mismo ejemplo. Es muy fácil calcular el retorno de inversión de herramientas en las que inviertes y te generan dinero. Una tienda online, una herramienta de email marketing, abrir una tienda física, son cosas, decisiones que se toman y el rol está claro porque genera negocio. En el caso de un ERP, lo que hacemos es controlarlo y son inversiones indirectas. Puedes vender mucho, pero si no tienes un buen sistema de gestión que te haga entregar a tiempo tus paquetes sin problemas, sin incidencias y dar un servicio de 10 a tu cliente, por mucho que vendas quizás ese cliente luego no te va a volver a comprar si no lo controlas bien. Y es en ese lado en el que nosotros nos encontramos, en el lado del control y de un poco de la optimización y automatización de operativas y procesos.

13:40 ¿Por qué ese foco en Odoo? ¿Qué encontrasteis ahí para que fuese vuestra herramienta seleccionada?

Cuando nosotros empezamos, que no se llamaba Odoo, se llamaba OpenRP, era un ERP 100% de código abierto. Por filosofía nuestra, buscábamos una herramienta de este tipo para poder construir sobre ella.

Siempre he sido muy curioso con todos los software de código abierto y realmente ya en el año 2008, cómo estaba el mercado de ERP en general, era una solución bastante buena, muy avanzada. A partir de ahí, nos especializamos. Es cierto que Odoo, hace 6-7 años, introduce una versión Enterprise. Podemos decir que es un modelo más OpenCore, o sea, hay un núcleo que es de código abierto y hay una serie de funcionalidades y servicios vinculados que son de pago, con licencia. Pero nosotros de ese núcleo hemos desarrollado nuestra propia solución de Factor Libre.

Estamos muy especializados en la empresa de producto. Es algo laxa esa especialización, no estamos centrados en ningún sector, aunque es cierto que tenemos muchos clientes de moda. Pero solo con ese núcleo de código abierto, que ya trae una funcionalidad bastante avanzada, hemos podido construir nuestra propia solución 100% código abierto, pero ya cubriendo las necesidades de nuestro cliente.

Entonces, la elección de inicio, aparte del tema del software libre, pues ya era una herramienta buena. Digamos que hemos ido mirando en algún momento otras soluciones y no hemos encontrado ninguna en la que hayamos podido profundizar en ese modelo de, «oye, el núcleo lo lidera un tercero, que es una empresa belga», y sobre eso construimos nosotros nuestra propia solución. Y en entornos cerrados, en los Navision, Salesforce y SaaS de turno, es mucho más complicado, o es otro tipo de mercado. No sé exactamente cómo definirlo para una empresa como la nuestra, el poder tener un producto tan bueno como tenemos, sin entrar en la idiosincrasia un poco de SaaS, de todas esas soluciones.

25:47 ¿Dónde está el momento en el que una empresa se da cuenta de que ya va necesitando un ERP o dónde crees tú que debería estar?

En el sector se intentan buscar ciertos modelos. De decir, por ejemplo, «cuando pases de 100 pedidos al día es necesario que tengas un ERP o factures más de no sé cuánto». Mi experiencia me dice que al final es un poco de sensaciones que tú tengas con tu empresa y que veas que estás perdiendo cierto control. Entonces, para mí no hay unos KPIs claros, sino que va un poco, como te digo, un punto de sensaciones.

Cosas que hemos visto que han desencadenado una implementación de ERP: cliente, época de navidades, hablamos en octubre, noviembre y nos dice: «No lo veo todavía». Diciembre, nos llama: «Necesito un ERP. Ahora sí, acepto tu presupuesto, vamos adelante. Pues mira, hemos ampliado el equipo para sacar los pedidos de navidad y hemos estado tres días haciendo envíos dobles porque sacábamos normalmente dos albaranes, uno para picar y otro para enviar. Ha entrado gente de TT, no nos hemos dado cuenta y hemos estado enviando dos veces todos los pedidos de los dos montones de los albaranes». Empresa electrónica, PlayStation 5, bueno, en su momento era PlayStation 4. O sea, suele haber momentos de decir: «Hostia, esto ya se me ha ido de las manos, a ver que venga alguien y nos ayude». Y como estas te puedo contar muchas más. Para mí no hay un punto, no es tanto un ¿dónde estoy?, sino de ¿dónde voy a estar?.

Nosotros tenemos con todos nuestros clientes una relación a largo plazo. Somos una empresa, diríamos, la gente la define como «consultora boutique». Nos distingue la cercanía con nuestros clientes porque entendemos que el software de gestión tiene que ir evolucionando acorde a cómo evolucionan sus necesidades. Entonces, si tienes cierta previsión a futuro de ampliar canales de venta, de «me voy a tiendas físicas», de «joder, ¡que bien me está yendo!, voy a abrir una línea de producto nuevo», «tengo un almacén nuevo». O sea, cuando tienes cierta sensación de que vas a crecer, suele ser también buen momento de decir, vale, todo esto tiene que tener un control detrás y necesito un software que me ayude. A mí me encantaría tener la receta mágica y decir a todos los oyentes: «Oye, si pasas de 100 pedidos necesitas un ERP». Pero puede que no sea así.

30:35 ¿Cuáles son los criterios para escoger?

Lo primero que nosotros solemos pedir a nuestros clientes es un listado de necesidades, también conocido como «carta a los Reyes Magos de los ERP». Es decir, habla con todo tu equipo y haz un primer análisis, aunque sea muy básico, sin entrar en un detalle y una definición de procesos exhaustiva, de qué necesidades tienen y cómo podríamos ayudarles con la implementación de un software de gestión.

A partir de ahí, lo ideal es hacer un análisis para ver de todas las opciones, cuáles se cubren de inicio. Porque hay veces que los puedes ayudar en una parte, pero en otra lo tienes que desarrollar a medida.

37:50 Es decir, que en finanzas pasan a utilizar todo, pero que en la gestión de proyectos estén trabajando con Asana.

Sí, aquí nosotros somos muy francos. Utilizar un ERP como herramienta departamental y para cubrir solo la necesidad de un departamento en el 99% de los casos no tiene sentido, porque al final la gracia de un ERP es tenerlo todo integrado. Puede que tenga sentido si se sigue una estrategia un poco de mancha de aceite: empiezas en el departamento financiero, pero vas luego incorporando el resto de áreas. Lo hablábamos ayer justo con un cliente que empezamos las conversaciones con el departamento financiero, y nos decía: «Joder, es que esto me gusta que estéis tan sinceros.» La conversación fue: «Si quieres un software para el departamento financiero y no te vas a salir de ahí, te recomiendo que vayas a alguna solución específica financiera, porque la gracia nuestra es tener el control completo».

45:40 ¿Cuánto tiempo debería prever que suponga una implementación de un ERP con vosotros?

El objetivo inicial tiene que ser arrancar cuanto antes. Nosotros somos mucho de intentar modelar escenarios, de decir: «Oye, en el escenario óptimo tu empresa tendría que tener todo esto», pero vamos hacia atrás y vemos un poco las criticidades y modelamos escenarios previos para intentar hacer arranques, o sea, cubriendo aquellos puntos más críticos de inicio. Porque el estar en producción da una visión diferente a todos los niveles del lado del cliente.

Tienen conocimiento de la herramienta, tienen control de la misma y nos pueden guiar en los siguientes pasos de una manera mucho más acertada de lo que puede ser de inicio cuando todo está sobre el papel. Por ejemplo, tenemos una integración realizada con tax free en los TPVs. ¿Qué implica? Se registra el cliente en el módulo de TPV de Odoo, nosotros nos comunicamos con la agencia de tax free correspondiente y se baja la factura, que luego se presenta en el aeropuerto, al turista extranjero le devuelven el IVA, etcétera. Yo eso te lo cuento y dices: «Joder, lo quiero», pero cuando te pones resulta que estás en el centro de Madrid, el turista es poco recurrente, no estás en un aeropuerto, te va a comprar una o, como mucho, dos veces y hay un coste de implementar esa funcionalidad. Puede que una vez que empezamos a trabajar decidamos no ir adelante porque la única diferencia es que vas a escribir en el TPV de Odoo los datos del cliente o puedes irte a la aplicación del tax free y escribirlo ahí, que lo vas a hacer una vez en la vida.

Son decisiones que hasta que no estás en marcha no tienes la consciencia para ver si es lo quieres. Es mejor arrancar con un 80% de las necesidades encima de la mesa, pero que todas sean críticas, que intentar abordar el 100%. Si aplicamos el principio de Pareto, el 80% de las necesidades seguramente tardemos poco -nosotros, de media, tardamos unos tres, cuatro meses en hacer un arranque- y igual hacer el 100%, pues tardamos el doble porque suelen ser cosas más complejas.

Pero sí que hacemos arranques muy rápidos. Somos capaces de adaptarnos a la necesidad del cliente, pero de una manera rápida. Aquí hay ejemplos, hemos trabajado con algún cliente, alguna multinacional que trabajaban con SAP en este caso y proyecto digital, hace una sociedad específica SAP entre que va a la central en Alemania no sé qué, vuelve, pum, pam, 2 meses de proyecto, perdón, 2 años de proyecto. Nosotros llegamos y es como joder, es que no lo vemos tan complicado, era integrar un Magento y una serie integrar un operador logístico que además habíamos tenido experiencia con ellos previos, 4 meses lo tenían listo, claro el tío decía joder, de 2 años y no me quiero imaginar el presupuesto a 4 meses, pues tú fíjate todo lo que se ha ganado por el camino. Entonces somos muy ágiles, la respuesta a tu pregunta es esa, somos rápidos, ese estigma de implementaciones de locos de nuestro lado ya está totalmente superado.

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